En guide til bedre Præsentationer med PowerPoint

Personlig udvilking

Guide til PowerPoint

Guide til PowerPoint

Bliv mere produktiv. Det er et konstant mantra vi udsættes for. Vi skal blive bedre og bedre, men har ofte ikke muligheden for, at kunne tage forskellige forløb, som kan hjælpe os til netop en højere produktivitet. Det er mit mål, at kunne hjælpe dig, til at kunne nå dine mål, og det kalder jeg for, at lave en “Level-up”. 

I denne Guide til PowerPoint vil jeg vise dig de Tips og tricks som jeg har lært mig, gennem en karriere, hvor PowerPoints var et must at mestre. Jeg har set et utal af PowerPoint præsentationer, og har set hvad der virker og hvad der ikke virker.

Læs med og se de simple metoder: Hvordan du kommer igang, sammensætningen der kan tage dine præsentationer fra Good to GREAT, skabe en præsentation som folk vil huske, og som understøtter dit budskab!

Level-up PowerPoint Guide

 

En PowerPoint præsentation der sparker bagdel, kan gøre en kæmpe forskel. Med en PowerPoint præsentation bliver dine ord visualiseret, og som du sikker har hørt så mange gange, så siger billeder mere end 1000 ord. Omvendt så kan en dårlig PowerPoint fjerne fokus fra dit budskab, og ende med at være spild af din, og dine lytteres tid. Men hvordan skal du gribe det an? Hvordan laver du en god outline, vælger et matchende design, og sikrer at detaljerne er på plads? Hvor er det bedst at starte med din præsentation? Er der nogen ”trin” der er bedre at starte med end andre? Hvordan kan du sikre dig, at du ikke glemmer noget? Og hvordan kan du mestre nogle af de essentielle, omend ret tekniske, design tricks, som tager din PowerPoint fra Good til GREAT?    

PowerPoint guide – det første element

Lav en Outline

Start med en overskrift og skriv ned hvad outcome skal være – altså hvilke takeaways skal dine lyttere tage med derfra?
Når du skal finde på en overskrift, så tænk over hvordan den kan være sigende ift. det emne du skal præsentere. Prøv at tænke på nogle af de overskrifter du ser, i aviser, på nettet osv., som fanger din opmærksomhed – fordi de siger noget. Her er et eksempel: ”PowerPoint guide”. Hvad siger det dig? Ikke så meget vel? Det er for ukonkret. Prøv i stedet med: ”Den ultimative guide til PowerPoint. En trin for trin guide til opsætning af mindeværdige præsentationer.” Husk på, du skal fange dem der lytter med ?
Når du er nået frem til denne overskrift, skal du i gang med at lave en liste over de takeaways som modtagerne gerne skulle få med fra din præsentation. Dette vil også hjælpe dig med at skabe noget struktur, og vil hjælpe dig med din Outline.

Skab din outline med tanke på dine modtagere

Når du går i gang med din outline, så skal du hele tiden have i mente, hvem dine modtagere er. Der er forskel på hvem der lytter med. Er det til en ledergruppe, er det til nogen som kender emnet godt, eller er det til nogen som har “no clue”? Det er vigtigt ikke at have den samme præsentation til alle. Ved at differentiere sikre du også en større impact på dine lyttere.

Stil dig selv disse spørgsmål:

  • Hvad ved modtagerne allerede om emnet?
  • Hvad kan du lære dem?
  • Hvilke forventninger har modtagerne til din præsentation?
  • Hvilke elementer vil de finde interessante?
  • Hvad vil gøre at de forbliver interesserede og engagerede?

Brug denne viden til at skabe indholdet undervejs.

Lav en fortælling

Hvilken fortælling vil du gerne give til dine modtagere?

Ved at skabe en præsentation som en fortælling, opnår du langt mere fleksibilitet, og det kommer hurtigt til at virke mere interessant, fordi du trækker folk med ind i din fortælling. Dette har også den fordel, at det kan tage de mere komplekse elementer, og gøre dem mere spiselige, specielt for dem, som ikke har en viden på området. Lidt på samme måde som jeg forsøger at skabe en fortælling for dig i denne guide til PowerPoint.

Husk data og eksempler

Det er en god ting, at kunne komme med nogle stærke argumenter, men det er vigtigt at kunne fremvise data og eksempler, som understøtter disse. Udover at det styrker dine argumenter, så kan det også skabe en bedre forståelse for dem.
Det er klart, at du skal sikre dine data og eksempler er solide og ikke bare nogen du har fundet.
Du skal heller ikke ”bare” fylde dine slides med tilfældig data i håbet om, at skabe et ”wow” hos dine modtagere. Sikre dig, at de præsenteres på en måde der er nem at forstå. Det kunne være med simple grafer.

Men, lad være med at have for meget data med. Husk på, at vi som mennesker kun kan kapere en del af al den information vi præsenteres for.

Design af PowerPoint slides

Nu da du har et koncept på plads, samt data til at understøtte dine argumenter, skal du i gang med at designe dine PowerPoint slides.
vælg dine farver.
Inden du begynder at oversætte din fortælling til slides, så skal du vælge hvilke farver du vil bruge. Det er vigtigt at disse nemt kan skelnes fra hinanden, således at der ikke er tvivl om forskellen på ting. Der er ikke noget værre end at sidde og kigge på en graf, og ikke kunne se om det er en den ene farve eller den anden der passer til forklaringen. Det skaber forvirring, og du vil blive afbrudt for at skulle forklare. Allerede der har du tabt en del af dine modtagere.
Det er muligt din virksomhed allerede har valgt farver og så skal du selvfølgelig bruge dem.

Lav din egen PowerPoint skabelon

Skabeloner er lidt ligesom en arkitekt tegning. De udgør fundamentet i din præsentation, og gør at du nemt kan lave en ny præsentation med det samme layout.
Lad os sige at du arbejder i en Zoo, og holder oplæg i forskellige sammenhænge, omkring dyrenes velfærd. Så ville du ”bare” skulle loade din skabelon, og dermed sikre ensartethed.

Du kan sagtens bruge dem, som kommer med programmet. Microsoft har med 2016 versionen, tilføjet en masse fine skabeloner, som du kvit og frit kan bruge – og lave ændringer til, så de passer til dit formål. Du kan også lave din egen, som i ZOO tilfældet.
For at kunne lave ændringer til en skabelon, eller skabe din egen, skal du gå til ”view” eller ”Vis” og vælge ”Slide Master”. Nu vil du kunne se hele det layout der ligger bag. Hver ændring du laver på side et, vil automatisk blive tilpasset til de øvrige slides. Du kan dog sagtens lave ændringer til den enkelte ”underslide”.
Hvis vi hopper tilbage til Zoo eksemplet, så kunne du sagtens have valgt en af Microsofts skabeloner, og så lavet ændringer til den, for at gøre den mere Zoologisk (!)

Sådan gør du:

  1. Klik på vis
  2. Vælg Slide Master
  3. Højreklik på sliden og vælg “Formatér baggrund”
4. Herefter klikker du på “Fyld”, vælger “Billed- eller strykturfyld”

Guide til formatering af baggrunden i Powerpoint

5. Så vælger du “Fil”

6. Så vælger du det ønskede billede.

Nu får du muligheden for at vælge, om denne baggrund skal være den samme på alle slides. Det gør du nederst på Formatér baggrund ved at klikke på

Knap til valg af baggrund i PowerPoint

(og du kan fortryde i boksen lige ved siden af)

Hvis du ønsker at have en bestemt skrifttype, skal du blot placere musen over en af ”indsæt tekst” områderne, og højreklikke. Så vælger du

Tekstfelt formatering Powerpoint

Nu kan du rigtig begynde at lege med de mange muligheder.

Indstillinger af tekst figur

Når du har lavet et layout som passer dig, så skal du gemme det til senere brug.
1. Filer – Gem som
2. Gem den på en lokation som passer dig
3. Vælg PowerPoint Skabelon (*.potx) fra rulle menuen
4. Giv den et navn
5. Klik gem

Sådan justerer du billeder og andre objekter i din præsentation

Formatér billeder til at stå lige

Når du tilføjer billeder, en graf, figurer, eller andre objekter, så vil PowerPoint placere dem lige i midten af din slide. Nu kan du flytte dem til den ønskede lokation; du kan gøre dem større eller mindre; men du kan også sikre at de står på linje så det hele fremstår poleret.
Det gør du nemt ved at holde SKIFT nede, og så med musen tykke på de elementer du gerne vil have står på linje.
Så vælger du fanen ”Formatér” og herefter ”Justér”.
Herefter vælger du hvordan objekterne skal tilpasse sig. Husk hvis dit valg ikke lige skaber det udseende du er efter, kan du bar trykker CTRL+Z for at fortryde.
Prøv dig frem med et par af mulighederne, så finder du hurtigt ud af, hvad de gør.

Brug skabeloner fra Microsoft

Hvis du ikke lige er til at skulle skabe din helt egen skabelon og layout, så kommer PowerPoint, som nænvt tidligere, med en masse pre-definerede skabeloner, som du frit kan bruge.

Åben PowerPoint – og så kan du vælge en af de mange muligheder.

new slide

Har du allerede startet en PowerPoint, kan du trykke på fanen “Design” og så vælge det udseende der passer dig:

Skabeloner til PowerPoint

Du vil blive spurgt om det skal gælde for den slide du befinder dig på, eller for dem alle.

Nu skal der fyld på

Brug den Outline du lavede tidligere til at skabe din præsentation. Start med at oprette et antal slides, som danner basen for din præsentation. Tilføj overskrifter til de enkelte slides, således du har din overordnede historie klar. Du kan begynde at tilføje nogle stikord på dine slides, og et par billeder. MEN du skal være 100% på at du vil bruge disse billeder. Ellers vent med at tilføje billeder. (Det kommer ?) Hold det simpelt. Det handler om at skabe rammen først.

Start din præsentation med Power

Vi er som mennesker hurtige til at vurdere andre. Det samme gælder når du skal lave en PowerPoint. Derfor er det vigtigt du med det samme fanger publikums opmærksomhed. Én direktør jeg arbejdede for, startede altid med en udtalelse fra en kendt historisk person. Det virker måske lidt kliche, med det giver stof til eftertanke. Dertil kommer, at du viser du har tænkt over dit budskab, og kan, måske, fortælle dit budskab med denne Power start.
En anden god måde at starte på, er ved at stille et spørgsmål, og derved engagere dit publikum fra starten.

Vælg dine ord med omhu

Dine slides er til for at understøtte det du gerne vil sige og ikke omvendt. Vælg nogle få ord, som du kan sætte på din slide, og tal så ud fra dem. PowerPoint er ikke lavet til at der skal være lange sætninger eller hele paragraffer. Faktisk kan en PowerPoint ikke bruges til noget, med mindre du er tilstede – eller modtager har dine noter. Er der behov for en masse tekst, så skriv et memo i Word. Tænk på det på denne måde. Når du ser en PowerPoint, så læser du det der står. Hvis du nu sad til en præsentation hvor der var lange sætninger – så ville du læse dem, og med sikkerhed misse nogle af de ting som blev sagt.
En god tommelfingerregel er 6. Max 6 ord per linje, og maks. 6 linjer i alt, altså max 36 ord i alt Spørger du net guruen Seth Godin, ville han sige dette er alt for meget. 1 bullet per at slide er rigeligt. Pointen er, at det kan nemt virke uoverskueligt for modtageren.
Vælg de ord som er vigtige – nøgleordene – og understøt dem visuelt på din slide. Husk du har et budskab du gerne vil fortælle, og ved at holde det simpelt sikre du at du bliver hørt.
Men hvad nu hvis modtagerne gerne vil have din præsentation tilsendt med mail – vil de så kunne forstå meningen med hver slide samt budskabet? Det kan de, hvis du sørger for at tilføje speakers notes (Se længere nede hvordan du tilføjer noter)

 

Slut som du startede – med Power

Man kan nemt komme til “bare” at afslutte en præsentation med og sådan er det – eller tak fordi i lyttede. Det er lidt fornemt, og faktisk dovent. Brug slutningen, til at gå tilbage til starten, og rems de indledende argumenter op, og giv derefter kort de svar, som du gav undervejs. Lidt som da du skrev en opgave tilbage på skolebænken. Lav en konklusion og kom med et statement som folk vil huske.

Her er et par eksempler.
1. Udfordringen: Jeg kunne have lavet dette skriv som en PowerPoint, og sluttet af med at sige: Nu har du set hvad du kan gøre for at blive bedre til PowerPoint, og hvordan du laver en super god præsentation. Men når jeg spørger dig om 2 uger hvor langt du er med implementeringen – hvad svarer du så? Use it or Lose ir!
2. Ekkoet: Brug et ord gentagende, og brug det til at understøtte din konklusion. Eksempel:
I har nu set hvad vi SKAL. Vi har set hvordan vi SKAL nå det, Vi SKAL arbejde bedre sammen, Og nu SKAL vi ud og gøre det.
3. Hvis du startede din præsentation med et spørgsmål, så vend tilbage til det, og besvar det her.
4. Slut af med et anerkendt citat

Involvér en kollega

Når du har alt indholdet på plads,
(ikke finpudset – det kommer), er det en god idé, at høre andres mening om din titel. Men inden du gør det, er der et par overvejelser du bør gøre dig. Kan din titel skæres og dermed blive mere skarp? Hvis du så den som en avisoverskrift, ville du så klikke på den, for at læse mere? Skaber den værdi ift. det du gerne vil opnå med præsentationen?

Når du har gjort dig disse overvejelser, er det tid til at høre andres mening. Brug et par minutter på at brainstorme sammen. – Skriv ned, og lav en justering om nødvendigt

Design og finpudsning

Vælg den rette font type og størrelse. Det er super vigtigt, at den tekst du vælger skal være på dine slides, også kan læses af dem der sidder bagerst i lokalet. Hvis du begynder at lave fonten mindre for at have plads til din tekst – så har du for meget tekst. Husk nu – 6.
Du skal vælge to størrelser font. Én til overskrifter og en til tekst. Husk det skal være nemt at læse.

Tilføj billeder til din præsentation

Det har allerede været nævnt at billeder siger mere end tusind ord, og det kan virkelig have stor indflydelse på hvordan dine modtagere opfatter dit budskab. Billeder har også den styrke, at de kan vække interesse.
En af de største fejl jeg ser, er at folk bruger billeder som ”Pynt”. Husk billederne skal understøtte dit budskab. Billeder som ikke gør dette er støj, og fjerner fokus.

Billederne du indsætter skal være i god opløsning, således at de ikke bliver pixelerede at se på.

Nej du skal ikke bare google efter et billede og så bruge et der passer dig. Næsten alle de billeder der er på google er copy righted. Sagt på en anden måde. Tager du et billede fra Google og lægger det ind i en præsentation, så har du stjålet. Ok, jeg ved godt det måske ikke er så sandsynligt det bliver opdaget – men hvorfor tage chancen?
Der findes mange hjemmesider som tilbyder brug af billeder gratis. Her er en liste over nogle af dem, som jeg i min Guide til PowerPoint kan anbefale:

  1. Negative Space
  2. Death to the Stock Photo
  3. Picjumbo
  4. Stokpic
  5. Kaboompics
  6. Startup Stock Photos
  7. Freerange

Brug af video og lydfiler

Begræns det!

Det kan virke super stærkt med video og audio i din præsentation, og det kan virke underbyggende – men du skal begrænse det. Husk folk er der for at høre dit budskab, og lydfiler og videoer kan fjerne fokus fra dig.
Hvis du vælger at have det med, så skal du indlagre det i din præsentation. Det ser langt mere prof ud, og du slipper for at hoppe ud af din PowerPoint, for at åbne et andet program til afspilning af filen. Skift af programmer ødelægger flowet, og du kommer nemt til at miste dit publikum, hvis det ikke lige spiller med det samme. (Der går ca. 10 sekunder, så er dit publikum i gang med at tjekke mails.)

Design din intro slide

Vi dømmer alt vi kommer i nærheden af indenfor de første 30 sekunder. Derfor er det vigtigt at du bruger tid på, at designe din intro slide, således den fremstår skarpt og fængende.
Her er et par eksempler: (Source ChrisLema.com)

God intro til Powerpoint

intro slide

Hent hele PDF filen med eksempler her: LINK

Tilføjelse af logo

Dette har jeg bevidst placeret i slutningen af denne guide. Det er vigtigt at dit logo er placeret det samme sted, hele vejen igennem din PowerPoint. Ved at tilføje det til sidst, sikre du at du ikke kommer til at flytte rundt på det under dit design af dine slides.
Har du lavet en Slide Master ville det være det nemmeste at have tilføjet logoet her. Så sikre du ensartethed.

Forberedelse af præsentationen

Nu er det tid til at lave nogle prøve præsentationer. Gå PowerPointen igennem, mens du øver dig på det du vil sige, til hver slide. Mens du gør dette, så se om du kan sige ok til denne liste:

• Dine slides “flyder godt” og passer til det du vil sige
• Alle slides er tjekket for stavefejl og grammatik
• Du har sikret dig at der ikke er design fejl
• Evt. video/lydfiler virker
• Du har tjekket al matematiske udregninger min. 2 gange
• Har du statistikker, grafer, citater osv. så har du tilføjet links til kilden
• Du har ret til at bruge eventuelle billeder
• Intet i din præsentation kan være til skade for din virksomhed, partnere, kunder, publikum.
• Du har haft ”4 øjne” på

Kend din præsentation forfra og bagfra

Dem der levere top præsentationer læser ikke deres slides. Så planlæg og øv dig i god tid. Du skal ikke være den person, som lige skimmer det hele 20 minutter før du skal på – det er dårlig planlægning. Dertil – hvad nu hvis projektoren ikke virker og du skal give din præsentation uden slides? Jeg har set det ske, og det kan ske for dig – og så er det super fedt lige at have brugt mere end 20 minutter på at gennemgå præsentationen.

Noter og præsentationsvisning

Det er altid en god idé med noter til en præsentation. Det skaber overblik for dig, og sikre, at du kommer omkring alle de elementer der gør din præsentation komplet.
Her har PowerPoint en cool egenskab, som kan gøre det hele nemmere for dig.

For at indsætte noter i PowerPoint, skal du bare klikke på tekst feltet i bunden af din slide, og indtaste dem her:

Dine noter i bunden af dine slides

Hvis du ikke kan se noget tekstfelt, skal du bare placere musen i bunden af skærmen, trykke venstremuseknap ned, og ”trække” op ad.
Når du så skal holde din præsentation, kan du vælge at printe dine noter (gammeldagsmetode) eller vælge denne metode:
1. Tryk F5 for at begynde præsentationen
2. Nederst i venstrehjørne vælger du de tre prikker

Opsætning af Powerpoint præsenationsvisning

3. Vælg ”Vis præsentationsvisning”

PowerPoint Præsentationsvisning

Det giver dig et skærmbillede med fuldt overblik over din præsentation. Du kan se hvilken slide du er på, hvor mange der er tilbage, dine noter, og hvor lang tid du har brugt på den nuværende slide.

PowerPOint præsentationsvisning med noter

Hvis du er koblet til en separat skærm, projektor, eller via Online, så er det kun dig der kan se denne visning.

Medbring din egen computer OG en backup af din PowerPoint

Nok et af de vigtigste elementer i denne Guide til PowerPoint.

Du har sikkert oplevet det. Du sidder og venter på at præsentationen går i gang, med personen som skal præsentere, kan ikke åbne filen. Derfor er det en god idé, at have din egen computer med – for den ved du din PowerPoint virker på. Men da en computer også kan fejle, så hav en USB med som backup.

Afsluttende ord

At lave en solid PowerPoint er der ikke noget magisk over, og er noget alle kan gøre ved at følge denne guide.
Husk det handler om simplicitet og ikke om at du kan lave en masse smarte effekter og grafer.

Jeg håber du kan bruger denne PowerPoint guide, og håber den vil hjælpe dig med at nå nye højder i dine præsentationer.

Denne post er først publiceret til Level-up.dk  Guide til PowerPoint