Vi sidder med dette fantastiske stykke værktøj, som vores arbejdsplads forventer vi er eksperter i at bruge. Det vil man også gerne være, men det er ofte, at der ikke lige følger et kursus med i netop brugen af Word, og alle de andre værktøjer, som Microsoft Office tilbyder.

Formålet med denne guide til Word, er ikke at du på sidste side, vil være ekspert i Word. Formålet er heller ikke at vise dig, alle mulige komplekse løsningsmodeller. Det handler i denne guide om, at tage de lavt hængende frugter først, og derved blive mere effektiv. Når man er mere effektiv, er der mere tid til det sjove.

Måske kender du nogle af dem allerede, men så bliver det en bekræftelse af at du gør det rigtige.

Lad os starte med er par hurtige tricks som er lige til højrebenet

Tip 1 Genvejstaster i Word

Hvis du har læst mine andre guides, så ved du jeg er stor fan af genvejstaster. Det er jeg af den simple årsag, at de gør dig mere effektiv. Der findes et hav af dem. Nej du skal ikke kunne dem alle, bare dem som er nogle af de mest brugte. Her er en samling af netop dem, som jeg synes du skal kunne:

CTRL+NStart et nyt dokument
CTRL+OÅben tidligere gemt dokument
CTRL+SGem dokument
CTRL+XKlip
CTRL+CKopier
CTRL+VSæt ind
CTRL+AVælg al tekst
CTRL+ZFortryd seneste handling
CTRL+IIndsæt hyperlink
CTRL+PPrint
CTRL+HÅbner Søg og Erstat funktionen
CTRL+Skift+CKopiere formatering af teksten
CTRL+Skift+VIndsætter den kopierede formatering

TIP 2 sæt en nål i de dokumenter du arbejder mest med

De Word dokumenter du arbejder mest med, skal du have lige ved hånden og ikke bruge tid på at ”lede” efter. Word kan hjælpe dig ved at lade dig sætte en ”nål” i disse dokumenter, så de fremgår øverst under ”seneste dokumenter.”

Hvis du, som jeg, har Word installeret som ikon, i bunden af skærmen

Skal du blot højre klikke på Word ikonet, og så sætte en nål i det dokument der er relevant. (Du skal have åbnet det fornyligt, før det fremgår af listen).

Tryk på nålen, og så er den klaret.

Alternativ metoden er: Filer – Åbn – Seneste – tryk på nålen du for det relevante dokument

TIP 3 Fjern formatering fra webkopieret tekst

Du har sikkert prøvet at kopiere noget tekst fra en hjemmeside for, at sætte det ind i dit dokument. Teksten matcher overhovedet ikke den øvrige tekst, og det laver nu rod i din opsætning. Den nemme måde her, er at vælge den tekst du har kopieret ind, og så trykke CTRL+Mellemrum. Nu fjernes formateringen fra hjemmesiden.

TIP 4 Opret din egen fane i Word

Du har sikkert en række funktioner, som du bruger ofte. Problemet er de er spredt over de forskellige faner i toppen. Her kan du spare en hel del tid, ved at samle dem under din egen fane.

Højreklik på en fane – tilpas båndet – Ny fane. Så giver du den et navn, og tilvælger de funktioner du oftest bruger fra menuen til venstre. (Du kan se her at min hedder LYN).

 

TIP 5 otte Hurtige WOrd Tricks som gør en forskel

  1. Vælg/makér en hel paragraf – lav tre hurtige kliks et vilkårligt sted i pågældende paragraf
  2. CTRL+klik vælger sætningen. Klik på en hvilken som helst sætning, mens du holder CTRL nede, og så vælges hele sætningen
  3. CTRL+backspace sletter ordet lige før hvor du står
  4. Dobbeltklik på Formatpensel for at kopiere et format til et andet
  5. Hvis du vil starte et nyt dokument, som du gerne vil have formateret på en bestemt måde, kan du skrive =rand(8,10) og ENTER, så tilføjer Word en masse tekst, som du kan bruge til, at formatere dit dokument med.(Se tip 6)
  6. For at flytte cursoren til det sted du sidst har ”gemt” tryk Skift+F5
  7. Lav fontstørrelsen mindre eller større – vælg teksten og tryk CTRL+SKIFT+> og fonten bliver større. Slip SKIFT og teksten bliver mindre
  8. For at indsætte en tabel skriv + og tryk tabulator og så enter. Hvis du vil have ex 2 celler, så skriver du + og trykker tab, så + og tab, så + og enter og vupti så har du din tabel

TIP 6 Nogle essentielle Word funktioner

I dette afsnit vil jeg vise dig, hvordan du kan lave nogle af de essentielle funktioner, som mange brugere af Word ofte støder på. Oprettelse af en indholdsfortegnelse, Typografier, og sammenligning af to forskellige dokumenter.

Sådan bruger og ændre du Typografi i Word

En typografi er en præ-defineret måde at formatere dit dokument på. Dette er referere til hvordan dit dokument ser ud – det vil sige skrifttypen, størrelsen på bogstaverne, opsætningen af paragraffer osv. Ved at ændre i ”typografier”, kan du ændre i måden hvorpå dit dokument fremstår, uden at skulle rode med de enkelte afsnit.

Du kan ændre udseende af standardpunktopstillingen til noget der passer dig bedre, eller skabe en anden type overskrift, som matcher dit ”firma look”. Du kan også skabe en standard som du bruger til bestemte dokumenter, for at sikre ensartethed i udseende.

Sådan gør du:

For at vælge en typografi, skal du befinde dig på “hjem” fanen. Vælg den tekst som skal ændres, og vælg så den Typografi som passer. Eks: Hvis du kigger på overskriften til dette afsnit ”Nogle Essentielle funktioner”, så har jeg haft valgt disse ord og trykket ”Overskrift 1” – og vupti så ændrede det sig.

Lav din egen typografi i Word

At lave sin egen unikke typografi er ret nemt. Det kan være til et ugentligt nyhedsbrev, hvor det er nødvendigt med et bestemt “look og setup.”

  1. Gå ind på “Hjem” fanen
  2. Klik på typografi og vælg “Opret en typografi”
  3. Nu kommer der et lille vindue, og her giver du din typografi et navn og vælger du “rediger”

  1. Og så er det ellers at lave dine ændringer

TIP 7 Sådan laver du en indholdsfortegnelse i starten af dit WORD dokument

Arbejder du med et større dokument, kan det give god mening at tilføje en indholdsfortegnelse. Det smarte ved Word er, at det selv kan oprette en indholdsfortegnelse for dig, så længe du har brugt Typografier, til at definere dine overskrifter.

Sådan gør du:

  1. Vælg det sted i dokumentet, hvor du gerne vil have indholdsfortegnelsen
  2. Klik på ”Referencer” fanen og vælg ”indholdsfortegnelse”.
  3. Vælg det udseende der passer til dig

Word vil automatisk tilføje nyt indhold, når du tilføjer det i dokumentet.

TIP 8 Sammenligning og Sammenfletning af to word dokumenter

Hvis du sidder med to versioner af samme dokument – måske fordi du og en kollega begge har lavet opdateringer i samme dokument, (men gemt det på egen computer, eller fordi der gik ged i en backup) – kan det være en fordel at sammenligne de to versioner, for at sikre du har et den seneste version.

Sådan her gør du:

  1. Åben det ene af de to dokumenter som du vil sammenligne
  2. Klik på Gennemse fanen, og vælg Sammenlign

  1. Vælg originaldokumentet og det dokument du vil sammenligne med
  2. Husk at taste en tekst ind i ”Makér ændringer med”. Det gør at du kan se hvor forskellen kommer fra, da Word tilføjer en note.

Sammenfletning i Word

Sammenfletning fungerer på samme måde, som ved sammenligning. Forskellen er at, du ender med ét dokument, hvor alt der er identisk “over skrives”.

  1. Vælg – gennemse – kombiner

  1. Vælg det originale dokument, og det reviderede

Herefter samler Word de to dokumenter, og har highlightet forskellene, så du kan vælge hvilke du vil beholde i den endelige version.

TIP 9 Beskyt dit word dokument med et password

Nogen gange kan det være en fordel, at beskytte dokumenter som sendes rundt, med et password. Et eksempel på en fordel er, at du undgår folk ved et uheld for slettet noget og trykket gem.

Sådan gør du:

  1. Vælg dokumentet du vil beskytte og tryk gem som.
  2. Vælg Funktioner
  3. Tilføj din kode. Du kan vælge en generel, så kun dem med kode kan åbne dokumentet, og/eller en kode hvis der skal kunne redigeres.

TIP 10 Lav dine egne genvejstaster

Word tillader dig at lave dine egne genvejstaster. Bruger du ikke allerede denne funktion, har du her en stor mulighed for, at blive mere effektiv i din brug af Word.

  1. For at komme i gang, skal du højreklikke på en fane – Tilpas

 

  1. Søg efter funktionen, du vil lave en genvej til under kategorier, og derefter I kommandoer.

Derefter placerer du dig i feltet ”Tryk på ny genvejstast”

  1. Her trykker du den genvejskombination du ønsker at bruge. På billedet ovenfor har jeg trykket ALT+CTRL+B -> og så udfylder Word feltet for dig.
  2. Tryk Tildel, for at tilføje denne genvejstast, og så Luk. Word vil fortælle dig, hvis kombinationen allerede er i brug.

Afsluttende bemærkning

Der findes mange måder at optimere sin performance på, og Word er en åbenlys metode, som kan hjælpe mange.

Jeg er med på, at der findes mange flere mere avancerede funktioner, som jeg kunne have nævnt i denne lille guide, men jeg ville med guiden gerne holde mig til dem, som er hurtige at implementere, og som kan gøre en stor forskel.

Jeg håber, at denne lille guide kan være dig behjælpelig, og give dig mulighed for, at kunne fokusere på mere af det sjove i dit arbejde.

Optimer din tid, der hvor du kan, så du kan fokusere på alt det sjove.